Эффект Офис

Система электронного документооборота

ЭФФЕКТ ОФИС

Разработчик ИКК «Гарант Интернэшнл» г.Санкт-Петербург www.effectoffice.com

Effect Office^тм - свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Программным воплощением Effect Office^тм являются серия программных продуктов, предназначенных для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.

Основная идея продуктов Effect Office^тм - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.

Область применения продуктов Effect Office^тм – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях.

Продукты Effect Office^тм содержат механизмы для решения таких задач, как:

Формализация и сохранение предыстории деятельности каждого из сотрудников предприятия.

Накопление статистической информации по деятельности предприятия в целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в функционировании предприятия.

Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации эффективной системы администрирования, автоматизации труда сотрудников, контролю исполнения заданий, коллективной и взаимосвязанной работы сотрудников предприятия.

Экономия временных и финансовых ресурсов предприятия за счет автоматизации управления потоками документов на предприятии и максимального снижения оборота бумажных документов.

Обеспечение сохранности и архивации документов, защита информации от несанкционированного доступа и вирусных атак, оптимизация информационных потоков.

В целом использование продуктов Effect Office^тм позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал Вашего предприятия.

Функциональные возможности:

Ведение архива документов.

Создание и ведение классификаторов документов.

Система администрирования и разграничения доступа.

Полнотекстовый поиск документов.

Построение отчетов.

Регистрация входящей, исходящей корреспонденции.

Безопасность и защита от несанкционированного доступа.

Контроль исполнения.

Система удаленного доступа.

Основным преимуществом продуктов Effect Office^тм является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Продукты Effect Office^тм разработаны с учетом особенностей и специфики отечественного делопроизводства, развития технических средств и уровня подготовленности потенциальных пользователей.

Технология Effect Office^тм ориентирована на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Программным воплощением Effect Office^тм являются продукты двух классов:

- Effect Office 3.х.
Предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки.

- Effect Office Enterprise.
Предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL.

Продукты Effect Office^тм позволяют:

Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов.
«Эффект Офис» - система организации единого электронного архива документов на предприятии. Для системы управления документами "Эффект Офис" неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания.

Систематизировать документы организации.
В системе «Эффект Офис» хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя. Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР).

Классифицировать документы организации.
При создании документа или дальнейшей работе с ним, пользователь может классифицировать его с помощью атрибутов. Классификация электронного архива системы «Эффект Офис» с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе.
Каждый документ системы «Эффект Офис» может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов.

Защитить от несанкционированного доступа к документам.
Контроль доступа обеспечивается следующими методами:

Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя. Весь архив документов организации разбивается на разделы, к которым может быть назначен различный доступ пользователям в соответствии с должностным положением и спецификой выполняемой работы. Каждый пользователь для входа в систему имеет свой пароль.

Запрет доступа к документам вне системы. В «Эффект Офис» все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами.

Организовать документооборот между сотрудниками организации.
В системе «Эффект Офис» существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации – Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы «Эффект Офис», является задание. Система «Эффект Офис» автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты.

Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов.
Система «Эффект Офис» позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе «Эффект Офис» реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов.

Организовать эффективное администрирование системы.
Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам.
Система администрирования рассчитана на работу в ней сотрудника, имеющего полномочия работы с организационной структурой предприятия, например, коммерческий директор или начальник отдела кадров (а не технический специалист, например, администратор сети). Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. В основном вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне.